📋 Actions & Calendrier

🎯 Objectif

Cette page explique comment fonctionnent les actions dans les plans d'action, leurs modes d'assignation, et la façon dont elles sont intégrées automatiquement au calendrier.

Elle s'adresse principalement aux admins et superadmins.

1. Création d'une action dans un plan

• Page : /admin/action-plans/{id}
• Bouton : Nouvelle action

Champs principaux :
- Titre (obligatoire)
- Description (optionnelle)
- Type d'action (optionnel)
- Priorité : Basse, Moyenne, Haute, Critique
- Criticité / Effort / Impact : utilisés pour calculer un score de priorisation
- Date d'échéance (due_date) :
- Si renseignée, l'action sera positionnée à cette date dans le calendrier.
- Sinon, l'action sera positionnée à la date du jour dans le calendrier.

2. Scopes d'assignation des actions

Lors de la création d'une action, le champ Assignation permet de définir le scope de l'action.

2.1. Utilisateur individuel

• Choix d'un utilisateur unique dans la liste.
• L'action est :
• liée à cet utilisateur (assigned_to_user_id),
• créée une seule fois.

2.2. Tous les utilisateurs d'un rôle (superadmin)

• Accessible uniquement au superadmin.
• Étapes :
• Choisir un rôle (admin, validateur, utilisateur, auditeur).
• (Optionnel) cocher/décocher des utilisateurs spécifiques dans la liste filtrée.
• Effet :
• Une action est créée pour chaque utilisateur sélectionné.
• Toutes ces actions font partie d'un même lot (batch).

2.3. Service entier

• Choisir un service.
• Effet :
• Une action par utilisateur du service.
• Toutes ces actions partagent le même lot.

2.4. Organisation entière

• Pour un admin : l'action est ciblée sur son organisation.
• Pour un superadmin :
• un sélecteur permet de choisir l'organisation cible.
• Effet :
• Une action est créée pour chaque utilisateur actif de l'organisation cible.
• Toutes ces actions appartiennent au même lot.

2.5. Tous les utilisateurs de la plateforme (superadmin)

• Accessible uniquement au superadmin.
• Effet :
• Une action par utilisateur actif dans la plateforme.
• Toutes ces actions sont regroupées dans un même lot.

💡 Dans tous les cas de scope "de masse" (rôle, service, organisation, tout le monde), les actions sont dupliquées par utilisateur, mais restent regroupées logiquement via un identifiant de lot.

3. Lots d'actions (batchs)

Quand un scope de masse est utilisé, les actions sont regroupées sous un lot.

Dans la page /admin/action-plans/{id} :

• Le tableau des actions affiche :
• Une ligne principale par lot, avec :
  • le titre de l'action,
  • un libellé "Lot d'assignation" (rôle, service, organisation, toute la plateforme),
  • un badge X actions individuelles.
• Un bouton Détails qui permet de déplier le lot.
• En dépliant un lot, on voit :
• la liste des actions individuelles,
• l'utilisateur assigné,
• la priorité, le statut, l'échéance,
• les boutons pour éditer ou supprimer chaque action.

Les actions créées de manière individuelle apparaissent comme avant, une ligne par action, en dehors des lots.

4. Intégration automatique au calendrier

Chaque action créée est automatiquement synchronisée avec le calendrier.

4.1. Création automatique d'un événement

Lors de la création d'une action :

• Un événement de calendrier est créé pour :
• l'utilisateur assigné (assigned_to_user_id),

• ou, si non défini, le propriétaire du plan d'action (owner / créateur).

• La date de l'événement est :

• la due_date de l'action si renseignée,

• sinon, la date du jour.

• L'événement :

• est de type "action",
• apparaît comme un événement journée entière,
• a un titre préfixé par 📋.

4.2. Synchronisation depuis la page Calendrier

Depuis la page /calendar :

• Un bouton "Synchroniser les actions" permet de :
• recréer les événements manquants pour les actions non terminées,
• s'assurer que toutes les actions à échéance future sont visibles dans le calendrier.

ℹ️ La création automatique lors de l'ajout d'une action évite normalement de recourir à ce bouton, mais il reste disponible en cas de doute.

5. Bonnes pratiques pour les admins

• Utiliser les scopes de masse (rôle, service, organisation, tout le monde) pour lancer des campagnes d'actions cohérentes.
• Vérifier dans le détail du plan :
• que le lot contient bien le bon nombre d'actions,
• que chaque utilisateur ciblé apparaît bien dans le lot.
• Contrôler dans le calendrier que :
• les actions datées sont bien positionnées à la bonne date,
• les actions sans due_date apparaissent à la date de création.
• En cas d'actions non assignées créées par erreur :
• les réassigner à un utilisateur,
• ou les supprimer si elles ne sont plus pertinentes.

6. Mises à jour de la documentation

Lors de modifications futures sur les actions ou le calendrier :

• Vérifier :
• le comportement des scopes d'assignation,
• la création automatique d'événements,
• l'affichage des lots.
• Mettre à jour :
• cette page actions_calendrier.md,
• la liste des captures dans superadmin/documentation.md,
• et les captures associées dans backend/app/documentation/images/.